Työkaluja toiminnan jäsentämiseen ja arvioivan työotteen tueksi

Omaa toimintaa on hyvä tarkastella aika ajoin kriittisesti ja hieman etäämmältä. Itsearviointi on oman toiminnan kehittämistä, oli sitten kyseessä järjestön koko toiminta tai yksittäisen projektin tai työntekijän työn jäsentäminen ja koordinointi. Kuntoutussäätiön ARTSI-toiminnassa on luotu malli ja työkaluja toiminnan kuvaamiseen ja itsearvioinnin toteuttamiseen.

Järjestöjen ja työntekijöiden toimintaa ohjaavat erilaisten motiivien lisäksi myös tiedostamattomat tai tiedostetut tavat ja hyvät käytännöt. Toimintaympäristö kuitenkin muuttuu, tekijät vaihtuvat ja toiminnan peruslogiikka voi muuttua. Toiminnan kehittämiseksi on hyvä aika ajoin arvioida omaa toimintaa ja sen suhdetta toimintaympäristöönsä.

Säännöllisen itsearviointiprosessin tavoitteena on käynnistää uutta ajattelua, oppimista ja muutosta. Jotta toiminnan arvioiminen tukisi mahdollisimman hyvin toiminnan kehittämistä, on se syytä suunnitella huolellisesti ja pohtia tarkasti, miten ja mihin arviointi kohdistetaan. Usein arvioinnin kohteeksi valikoituvat prosessit ja tuotokset, tulokset sekä vaikutukset, mutta myös tavoitteet, strategiat ja toiminnan kokonaisuus osana toimintaympäristöä on hyvä saattaa arvioitavaksi ja siten kehittämisen kohteeksi aika ajoin.

Toiminnan arviointi ja kehittäminen vaativat hetken pysähtymistä ja tehtyjen toimintojen ja toimintamuotojen sekä niiden välisten suhteiden tarkastelua. Uusia projekteja aloitettaessa tai jäsentymätöntä toimintakokonaisuutta tarkasteltaessa on hyvä ottaa käyttöön toiminnankuvauslomake. Pilkkomalla toimintaa tavoitteittain osatavoitteiksi ja toimenpiteiksi saadaan näkyväksi se, mitä kaikkea tehdään kunkin tavoitteen saavuttamiseksi. Tämän tyyppisestä jäsentelystä voi olla jo itsessään apua työtilanteen selvittämisessä ja resurssien allokoinnissa. Lomake ei välttämättä tuo ratkaisua hankaliin työtilanteisiin, mutta sen avulla voi tarkastella kokonaisuutta, mihin tavoitteisiin ollaan pyrkimässä, minkälaisilla ajallisilla resursseilla ja minkälaisilla toimenpiteillä. Toiminnankuvausmatriisi tuo näkyväksi sen, kuinka isosta asiasta tai ongelmasta on kyse kokonaisuuden kannalta, ja sitä täyttäessä tulee pohdittua myös edellytykset ja kriittiset tekijät kunkin toimenpiteen toteutumisen kannalta.

Itsearvioinnin kannalta on olennaista pohtia ja sanottaa toimenpiteiden tai eri toimintojen oletettuja vaikutuksia etukäteen ja mielellään mahdollisimman konkreettisella tasolla. Muussa tapauksessa toiminnan tavoitteen saavuttamisen arviointi voi olla haasteellista. Toiminnan päätavoitteet kun on yleensä määritelty hyvin yleisellä ja joskus aika abstraktillakin tasolla. Toiminnan johtajan tai vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu myös tulosten johtaminen, jolla tarkoitetaan määrällisten tulosten seurannan ja kasvattamispyrkimyksen ohella myös niiden ennakoivaa sanoittamista, seurantaa ja reagointia.

Itsearviointia tehdään jokapäiväisessä työssä. Niissä toiminnoissa, joissa palautetta kerätään toistuvasti (esim. kurssi-, kuntoutus- ja koulutuspalvelut), on syytä analysoida palaute nopealla aikataululla ja vetää johtopäätökset sekä tehdä tarvittavat muutokset toimintaan. Kokonaisuuden kannalta on olennaista, että tämän lisäksi pysähdyttäisiin säännöllisin väliajoin koko toiminnan tarkastelun äärelle. Järjestöjen itsearvioinnin kohdalla vähintään kerran vuodessa olisi hyvä toteuttaa suurempia linjauksia koskeva itsearviointi, jossa toimintaa tarkastellaan saman mallin avulla. Tarkasteltaessa toimintaa strukturoidusti vuosittain samojen aihealueiden ja kysymysten kautta mahdolliset muutokset toiminnassa tulevat esiin ja niihin voidaan reagoida ja suunnitella tulevaa toimintaa kertyneen arviointitiedon valossa. Tähän soveltuu esimerkiksi ARTSI-projektissa kehitetty itsearviointilomake:

Itsearvioinnin avulla on myös mahdollista tuoda näkyväksi ja dokumentoida henkilöstön hiljaista tietoa ja kokemuksia. Lisäksi sen seurauksena järjestön tai projektin on mahdollista tarkentaa tavoitteitaan, muokata niitä realistisemmiksi ja kenties jopa asettaa niitä aiempaa korkeammalle. Arviointitietoa keräämällä ja hyödyntämällä parannetaan järjestön toiminnan laatua.

Parhaimmillaan itsearviointiprosessi johtaa arvioivaan ajatteluun ja työotteeseen, jolloin työn reflektoinnista tulee normaali osa työtä. Se voi lisätä ymmärrystä yksilön työn merkityksestä osana suurempaa kokonaisuutta sekä ymmärrystä kokonaisvaltaisesta kehittämisestä. Arvioivan työotteen avulla pyritään paitsi oman työn kehittämiseen, ennen kaikkea organisaation toiminnan kehittämiseen vastaamaan entistä paremmin toiminnan tavoitteita ja kohderyhmien tarpeita. Näin systemaattisesti toteutetun oman työn ja toiminnan arvioinnin kautta kyetään tarjoamaan entistä laadukkaampaa toimintaa, jolloin arvioinnista ja sen myötä tehdyistä muutoksista hyötyvät asiakkaat/kohderyhmät, työntekijät, toimintaan mahdollisesti osallistuvat vapaaehtoiset sekä kenties myös sidosryhmät ja yhteistyökumppanit.

‍Kuntoutussäätiö tarjoaa sosiaali- ja terveysalojen järjestöille tukea oman toiminnan systemaattiseen arviointiin ja kehittämiseen. Toiminta on jatkoa ARTSI-projektille (Arviointi ja tiedon tuottaminen systemaattiseksi sosiaali- ja terveysalojen järjestöihin 2013–2016). Toimintaa rahoittaa RAY.

ARTSI-toiminnassa kehitetyt lomakkeet ja mallit sekä niihin liittyvä ohjeistus sekä opas itsearvioinnin toteuttamiseen ovat vapaasti ladattavissa ja käyttöönotettavissa ARTSI-toiminnan verkkosivuilta.