Neljä virstanpylvästä tiedolla johtamiseen

Yhteiskuntapolitiikan valmistelun, päätöksenteon ja toimeenpanon tulisi perustua tutkittuun tietoon. Ajatuksena on, että päätöksenteon vaihtoehtoja ja päätösten vaikutuksia esille tuomalla hallinnon ja lainvalmistelun laatu paranee. Onko se nykyään niin?

Viime aikoina huomio on kiinnittynyt epätasapainoon alati lisääntyvän tutkimustiedon ja sen käytön välillä. Tiedolla johtamisen ideaalitapauksessa tutkimusryhmät tuottavat käytäntölähtöistä tietoa vaihtoehdoista ja päätösten potentiaalisista vaikutuksista hallinnon tarpeisiin, jolloin arvovalinnat jäävät poliitikoille. Tiedon tie tutkijalta päättäjälle on kuitenkin pitkä.

Osittain tämän vuoksi Valtioneuvoston kanslia on saanut koordinaatiovastuun, jonka tavoitteena on lisätä tutkimustiedon systemaattista ja laajamittaista käyttöä päätöksenteossa. Tämä kirjoitus on saanut inspiraationsa Valtioneuvoston kanslian 7.4. järjestämästä vuorovaikutuskoulutuksesta, johon kirjoittajat osallistuivat.‍

Tutkijan vastuu on viedä tieto päättäjille

Ajatuksella, että päätöksenteon tulisi perustua tutkittuun tietoon, on pitkät perinteet. Kun tiedolla johtamista verrataan muihin johtamismalleihin, huomataan keskeisenä kysymyksenä olevan niiden mekanismien tunnistaminen, joiden avulla suurella vaivalla aikaan saatu tieto integroidaan poliittisen päätöksenteon tueksi. Verrattuna “perinteiseen” akateemiseen tai arviointitutkimukseen tiedolla johtaminen liittyy tutkimuksen tekemisen prosessiin ja tiedon systemaattiseen hyödyntämiseen menettelytapana. Kirjoitettu tieto ei enää yksin riitä. Tutkijan tulee olla perehtynyt menetelmiin ja käytänteisiin, joiden avulla tieto viedään päättäjille.

Kirjoitettu tieto ei enää yksin riitä

Tietoa tuotetaan jatkuvasti päätöksenteon tueksi, mutta kuinka paljon sitä todella hyödynnetään? Maailmanpankki tutki asiaa omien raporttiensa osalta ja julkaisi vuonna 2014 paljon huomiota saaneen tutkimuksen verkossa julkaisemiensa PDF-tiedostojen kohtalosta. Kolmannesta Maailmanpankin julkaisuista ei ikinä edes ladattu ja lähes 87 prosenttia ei ikinä siteerattu. 13 prosenttia kaikista julkaisuista ladattiin yli 250 kertaa. Siitä huolimatta yli puolessa raporteissa mainitaan yhdeksi päämääräksi tuoda tietoa hallitusten tueksi ja vajaassa puolessa julkisen keskustelun herättäminen.

Ei ole realistista olettaa, että verkkojulkaisu riittäisi välittämään tiedon sen kohderyhmille. Tutkimusryhmän vastuulla tulisi olla tiedon tuottamisen lisäksi sen levittäminen. Kuka muukaan sen tekisi? Tämän ei tarvitse tarkoittaa mittavaa lobbaustyötä tai mainoskampanjaa, vaan erityisesti spesifeissä aiheissa hyvin hoidettua sidosryhmätyötä, joka kannattaa aloittaa jo hyvissä ajoin. Tiedon prosessointi vie aikaa niin tutkijoilta kuin sidosryhmältäkin, ja tiedon tuottaminen on hyvässä sidosryhmätyössä vuorovaikutteista.

Hyvin hoidettu sidosryhmätyö vie tiedon perille

Soveltavista lähtökohdista toteutettavat tutkimukset, joiden tulokset eivät leviä päätöksenteon ja toimeenpanon tasoille, ovat ongelma sekä tiedon tuottajan että potentiaalisen vastaanottajan näkökulmasta. Yksi VNK:n  vuorovaikutuskoulutuksen keskeisistä viesteistä olikin sidosryhmien aktiivinen sitouttaminen tutkimusprosessiin.

Sidosryhmätyöllä voi ajatella olevan kaksi funktiota. Ensimmäinen liittyy tutkimusten tulosten levittämiseen. Harvalta on jäänyt huomaamatta digitalisaation myötä tapahtunut tiedon määrän eksponentiaalinen kasvu ja sen vaikutus omaan työhön. Tutkimustyötä tekevien näkökulmasta tiedon levittämistä helpottavien työkalujen lisääntyminen luo tarpeen ajattelutavan muutokselle tiedon levittämisessä. Tutkimustulosten tiedottaminen digitaalisten kanavien kautta on vanhentunut lähestymistapa. Tiedon levittämisen ”iso kysymys” on siirtyminen oman työn promootiosta vastaanottavien tahojen tietotarpeiden ymmärtämiseen. Tällöin tutkimus ja tieto näyttäytyvät samanaikaisesti prosessina ja lopputulemana.

Toinen funktio liittyy siihen, että sidosryhmät ovat tiedon yhteistuottajia - fasilitoidun prosessin kautta. Sidosryhmien näkeminen tiedon yhteistuottajana muuttaa myös käsitystä tiedon luonteesta laadullisesti. Tieto, jonka perusteella tehdään poliittisia päätöksiä, ei tietenkään ole aina yksiselitteistä tai arvovapaata. Hyvin johdetulla sidosryhmätyöskentelyllä tiedon moniäänisyys voidaan saada aiempaa paremmin haltuun, mikä voi parantaa tiedon käytettävyyttä, mutta myös tiedon laatua.

Työkalut menestyksekkääseen sidosryhmätyöhön ovat olemassa

Mitä sidosryhmätyöskentely sitten on? Sidosryhmäsuhteet ovat vuorovaikutussuhteita. Tässä yhteydessä sidosryhmätyöskentely tarkoittaa vuorovaikutuksen hahmottamista perinteistä ohjausryhmätyöskentelyä laajemmin. Sidosryhmätyössä vallitsevat ihmistyön periaatteet. VNK:n vuorovaikutuskoulutuksessa annettiin monta käytännöllistä vinkkiä sidosryhmän sitouttamiseen:

• Tunnista sidosryhmäsi. Tutkimuksesta saatava tieto voi olla hyödyllistä hyvin pienelle asiantuntijaporukalle tai sitten laajemmalle yleisölle, johon kuuluu päättäjien lisäksi esimerkiksi ammattiryhmiä, organisaatioita tai tietyn asuinalueen edustajia. On tärkeää aloittaa kysymällä, kenen näistä pitäisi kuulla tuloksista.
• Kohdenna tietoa. Kaikkia sidosryhmään kuuluvia ei välttämättä kiinnosta samat asiat, eikä kiireisillä ihmisillä ole aikaa lukea rivien välistä. Asia voi myös olla uusi, vaikka se liittyisi läheisesti sidosryhmän jäsenen työhön. Olennaista on kertoa ainakin 1) miksi tutkimusta tehdään (yhteiskunnallinen haaste, tiedontarve, kehityskohde), 2) mitä hyötyä tiedosta on kohderyhmälle ja (jos kyse on henkilökohtaisesta lähestymisestä) 3) miksi juuri tätä henkilöä lähestytään ja mitä heiltä odotetaan.
• Hyödynnä eri viestintäkanavia. Perinteisen median lisäksi verkko on täynnä mahdollisuuksia tiedon levittämiseen ja vuorovaikuttamiseen: blogit, uutiskirjeet, sähköpostiverkostot, sosiaalinen media, kuten Twitter, Facebook ja Linkedin, verkkoyhteisöt, some-ryhmät ja muut tietyn aihepiirin verkkosivustot ja yhteisöt tai muut tiedon koontisivustot, kuten VNK:n Tieto käyttöön -verkkosivusto. Oman organisaation lisäksi kannattaa hyödyntää muita olemassa olevia yhteisöjä. Myös puhelin, tapaamiset ja työpajat ovat tehokkaita keinoja sidosryhmätyöhön.
• Varaa sidosryhmätyölle aikaa. Ihmisten kautta tieto leviää oikeille tahoille digitaalista ympäristöä tehokkaammin. Lisäksi asiaan vihkiytyneet voivat osaltaan auttaa tiedon levittämisessä omien sosiaalisten medioidensa kautta ystävilleen ja seuraajilleen. Varaa reilusti aikaa sidosryhmätyölle ja vuorovaikutukselle, sillä se takaa, ettei tutkimustyötä tehdä turhaan ja ettei kallis työ joudu lataamattomien raporttien joutomaalle.

Kuntoutussäätiö on mukana kahdessa Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan tilaamassa selvityksessä. Typyke- ja  Otus-hankkeiden tutkijat osallistuivat Vauhtia vaikuttamiseen vuorovaikutuskoulutukseen 7. huhtikuuta 2016. Blogin ajatukset seilaavat tiedolla johtamisen ja sidosryhmäyhteistyön vesillä.

‍Maari Parkkinen (@MaariParkkinen) ja Jaakko Harkko (@JaakkoHarkko)

Kirjoittajat ovat Kuntoutussäätiön tutkijoita