Mitä ajatuksia STEAn uusi raporttipohja herätti?

Maaliskuun alussa STEA-rahoitusta saavat järjestöt palauttivat ensimmäistä kertaa uuden tuloksellisuusraporttinsa. STEAn vanha TVS-raporttipohja oli siirretty syrjään ja uudistunut tapa kertoa toimintansa tuloksista herätti monenlaisia tunteita. Tähän artikkeliin olemme poimineet keskeisiä havaintojamme ARTSI-järjestöjen rahoittajalle raportoinnista tänä vuonna.

‍ARTSIssa mukana olevissa järjestöissä uusi tuloksellisuusraporttipohja koettiin selkeämmäksi, loogisemmaksi ja vähemmän päällekkäisyyksiä sisältäväksi kuin edellinen TVS-pohja. Vaikkakin merkkimäärät aiheuttivat päänvaivaa (etenkin Toiminta-kohdassa), tiivistämisen koettiin pakottavan keskittymään olennaisen seuranta- ja arviointitiedon löytämiseen ja raportointiin.

Raportointisykli on muuttunut vuosittain tapahtuvaksi. Lisäksi STEAssa valmistellaan jo jatkuvan raportoinnin mallia. Kahden vuoden ja välillä pidemmänkin ajan raportointiväli aiheutti usein sen, että seuranta- ja arviointitietoja piti kaivaa ja palautetta kysellä pitkänkin ajan takaa. Tästä ja muista syistä muutos tiheämpään raportointisykliin koetaan pääosin tervetulleeksi.

Järjestöjä pohditutti ja haastoi ensimmäistä kertaa raporttipohjassa ollut mittarit-kohta. Periaatteessahan kyseessä on kaikille tuttu termi. Kuitenkin moni jäi arpomaan, mitä tässä kohtaa oikein mittareilla tarkoitetaan. Osaltaan tilannetta vaikeutti se, että vuonna 2019 tehdyssä avustushakemuksessa mittareita ei vaadittu. Tästä noussutta huolta lievensi STEAn asiantuntijoiden neuvot siitä, että mittareita pystyi luomaan itsekin arviointiaineiston pohjalta. Suurin osa ARTSI-järjestöistä tekikin omia mittareita arviointiaineistojaan ja vuoden 2021 avustushakemusta hyödyntäen.

Helpoin askel raportin muokkaamisessa käytettävämmäksi olisikin käyttöohjeiden selkeyttäminen, sillä ne koettiin monessa järjestössä turhan vaillinaisiksi ja monitulkintaisiksi. Yhtenä esimerkkinä tästä voi mainita vuoden aikana tapahtuneet kohtaamiset -kohdan raportissa. Aluksi se kuulostaa selkeältä, mutta järjestökentän toimintojen moninaisuudesta johtuen monet päätyivät pohtimaan, mitä tässä tarkoittaa kohtaaminen. Lasketaanko kohtaamiseksi verkkosivuilla vieraillut henkilö? Entä jos verkkosivuilla vieraillut henkilö on ladannut sivuilta materiaalia ja käyttänyt sitä? Entä isoon webinaariin kuulijana osallistuminen? Selvää on, että kaikkia tapauksia ei saa, eikä pidäkään yrittää kuvata ohjeeseen yksityiskohtaisesti ja jokaista poikkeusta miettiä, mutta jatkossa mm. kohtaamiskohtaa on hyvä avata enemmän.

STEA ei jatkossa lähetä jokaisesta toimitetusta tuloksellisuusraportista yksityiskohtaista palautetta raportoijille. Sen sijaan toimijat kutsutaan yhteen järjestökokonaisuuksittain arvioimaan ja kehittämään toimintaa yhdessä. Lisää aiheesta STEAn artikkelissa: Tuloksellisuusraportti. Järjestöt kaipaavat kuitenkin myös järjestökohtaista palautetta täyttämästään raportista, jotta pystyisivät sen perusteella kehittämään omaa toimintaansa ja avaamaan saavuttamiaan tuloksia paremmin. Vaikka yhteiskehittäminen ja järjestöjen välisen vuoropuhelun lisääminen on tarpeellista, toivottavasti myös rahoittajalta saadun järjestökohtaisen palautteen tarve huomioidaan jatkossa.

Ensi vuonna avustushakemus ja tuloksellisuusraportti ovat samanmuotoisempia ja enemmän jatkumoja toisilleen. Jatkossa osa tuloksellisuusraportin tiedoista on esitäytettyinä, koska vuoden 2021 avustushakemuksien tiedot siirtyvät raportointilomakkeelle automaattisesti. Tämän myötä myös STEAlle raportoinnin luulisi helpottuvan. Vuoden 2021 tiedonkeruu pystytäänkin suunnittelemaan ja toteuttamaan helpommin, kun raportointitapa on tiedossa.

Kaiken kaikkiaan voidaan sanoa, että eteenpäin on menty! ARTSIn havaintojen mukaan uusi raporttipohja on otettu järjestöissä pääosin positiivisesti vastaan. Kun raportin monitulkinnallisista kohdista päästään eroon ja askarruttaviin kysymyksiin saadaan vastauksia sekä ohjeistuksia, on toiminnan kuvaaminen sekä olennaisen ja merkityksellisen tulostiedon löytäminen ja raportointi entistä sujuvampaa.

Kirjoittaja

Kimmo Terävä, työelämän kehittäjä, ARTSI-toiminta, Kuntoutussäätiö

‍Kuntoutussäätiön ARTSI-toiminta tarjoaa tukea arviointiin ja oman toiminnan kehittämiseen pienille sosiaali- ja terveysjärjestöille. Toiminta alkoi vuonna 2012 ja ARTSI-kehittämisprosessin on käynyt läpi jo lähes 130 järjestöä.